ဝန်ထမ်းများ၏ ကိုယ်ရေးမှတ်တမ်းဖိုင်များ ဘယ်လိုသိမ်းဆည်းမလဲ?

Digital ခေတ်မှာ Digital Filing စနစ်ကို အများ အသုံးပြုနေကြပြီဖြစ်ပေမယ့် ကျွန်မတို့မြန်မာနိုင်ငံမှာ လက်လွှတ်လို့မရသေးတဲ့ Manual Filing စနစ် ကို စနစ်တကျ လုပ်တတ်ကြစေချင်လို့ ဒီပို့စ် လေးကိုရေးသား မျှဝေပါတယ်။

အခြေခံလိုအပ်ချက်များကို ဖော်ပြပေးထားခြင်း ဖြစ်တာမို့ မိမိလုပ်ငန်းများအလိုက် ထပ်မံ လိုအပ်ချက်များကို ဖြည့်စွက် နိုင်ကြပါတယ်..။

၁။ ကိုယ်ရေးဖိုင်တွင် သိမ်းဆည်းထားရမည့် မှတ်တမ်းများ

************************************************

အောက်ပါတို့ကို ကိုယ်ရေးမှတ်တမ်းဖိုင်မှာ Chronologically (ရက်စွဲစဉ်အလိုက်) ထည့်သွင်းထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ 

အုပ်စု (၁)

- CV (အလုပ်လျှောက်ထားစဉ်ကဝန်ထမ်းထံမှ ရရှိသော မူရင်းCV)

- မှတ်ပုံတင်မိတ္တူ

- အိမ်ထောင်စုဇယားမိတ္တူ

- ရပ်ကွက်တွင်အမှန်တကယ်နေထိုင်ကြောင်းထောက်ခံစာ

- မြို့နယ်ရဲစခန်းမှ ရာဇဝတ်ပြစ်မှုကင်းရှင်းကြောင်း ထောက်ခံစာ

- လေဘာကတ်မိတ္တူ

- ယာဉ်မောင်းလိုင်စင် မိတ္တူ (ရှိလျှင်)

- ပညာအရည်အချင်းမှတ်တမ်း မိတ္တူများ

- ဝန်ထမ်းမှ တင်ပြသည့် အခြားသော ထောက်ခံစာမှတ်တမ်းများ (ရှိလျှင်)

အုပ်စု (၂)

- ရေးဖြေစာမေးပွဲ ရလာဒ်မှတ်တမ်း (ရှိလျှင်)

- လူတွေ့ အင်တာဗျူး ရလာဒ်မှတ်တမ်း 

- Referee Check မှတ်တမ်းများ (ရှိလျှင်/သုံးလျှင်)

- အလုပ်ကမ်းလှမ်းစာ မိတ္တူ 

- Employment Contract (သို့မဟုတ်) ခန့်စာ (မိမိလုပ်ငန်းတွင်သုံးသည့်အတိုင်း)

အုပ်စု (၃)

လူမှုဖူလုံရေး ကတ်မိတ္တူ

နှစ်စဉ် စွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်မှု မှတ်တမ်း 

၎င်းအလုပ်ဝင်ပြီးနောက်ပိုင်း လုပ်သက်တစ်လျှောက် ၎င်းနှင့်ပတ်သက်၍ ထုတ်ပြန်ခဲ့ရသော Personnel Action Formများ 

ရာထူးတိုးခြင်း၊ ဌာနပြောင်းခြင်း၊ Warning Letter အစရှိသည် တို့ကို အမြဲ မိတ္တူတစ်စောင် အစဉ်အဆက် ဆက်လက်ဖိုင်တွဲရမည်။

အုပ်စု (၄)

ဤ အုပ်စုကို အချို့လုပ်ငန်းများတွင် သီးခြား ဖိုင်တွဲသည်။  မိမိလုပ်ငန်း အဆင်ပြေသလို လုပ်နိုင်ပါသည်။ 

လုပ်ငန်းခွင်ထိခိုက်မှု နှင့်ပတ်သက်သည့် Claim မှတ်တမ်းများ။

၂။ ဖိုင်တွဲပုံ နှင့် အသုံးပြုသင့်သည့် ဖိုင်များ နှင့် ထိမ်းသိမ်းပုံ

**********************************************************

ပုံတွင်ဖော်ပြထားပါသည်။ ဝန်ထမ်းဦးရေများလျှင်ရှာဖွေရ လွယ်ကူမည့် စနစ်အဖြစ် ထိမ်းသိမ်းထားနိုင်ရန် ယခု ပို့စ် တွင် အကြံပြုထားသည့် ဖိုင်များ နှင့် ဗီဒိုများ အသုံးပြုရန် အကြံပေးလိုပါသည်။

အချို့လုပ်ငန်းများတွင် Box File များအတွင် Partition ခံကာ စုပေါင်း သိမ်းဆည်းတတ်ကြသော်လည်း ဝန်ထမ်းဦးရေများလျှင်မူ ဤ အကြံပြု နည်းကို အသုံးပြုကြသင့်ပါသည်။

Suspension Files (ပုံတွင်ကြည့်ပါ)

အစွန်းနှစ်ဘက်တွင် ချိတ်ကောက်ကလေးများ ပါဝင်သည့် ဖိုင်ဖြစ်သည်။

Stationery ဆိုင်ကြီးများတွင် ဝယ်ယူရရှိနိုင်ပါသည်။ (Supermarket များတွင် မရှိပါ။)

(ယင်းဖိုင်များမှာ စက္ကူသားဖြင့် ဖြစ်သဖြင့် ကြာရှည်ခံစေလိုလျှင် ဖိုင်တွဲမည့် အလယ်တည့်တည့် နေရာကို ဆယ်လူတိတ်ပ် အကြီးဖြင့် တစ်ချက်ဆွဲ၍ ကပ်ပြီးသုံးပါ။)

အဆိုပါ Suspension Files တွင်း အထက်ဖော်ပြပါ ကိုယ်ရေးမှတ်တမ်းများအား ထည့်သွင်းပြီး ဝန်ထမ်း၏ အမည် Tag ရေးသားကာ Tag တပ်လို့ရသည့် နေရာတွင် တပ်လိုက်ပါ။ (ပုံကိုကြည့်နိုင်သည်။ ဖိုင်ဝယ်လျှင် ယင်း Tag လေးများ ပါဝင်ပြီးဖြစ်သည်။)

ဖိုင်များမှာ အရောင်စုံ ဝယ်ယူရရှိနိုင်သဖြင့် ဌာနမတူလျှင် အရောင်ခွဲထားနိုင်သည်။

၎င်း ချိတ်ကောက်ကလေးများ ပါဝင်သည့် Suspension File များကို Filing Cabinet (အံဆွဲဗီဒို - ပုံတွင်ကြည့်ပါ) များတွင် ချိတ်ကလေးများဖြင့် ချိတ်ကာ ထည့်ထားနိုင်သည်။ ဖြစ်နိုင်လျှင် a, b, c, d အမည်အစဉ်လိုက်ထည့်ပါက နောင်ပြန်ရှာလျှင် အလွယ်တကူ ရှာနိုင်မည် ဖြစ်သည်။

ရုံးချုပ်၊ ရုံးခွဲ အလိုက် ဖိုင်အဆင့်များ ခွဲထားနိုင်သလို၊ အဆင့်များတွင် လည်း ရုံးချုပ်၊ ရုံးခွဲ၊ ဌာန အမည်များ တပ်ထားနိုင်သည်။

သို့မှသာ မိမိရှာလိုသော ဝန်ထမ်း၏ ကိုယ်ရေးဖိုင်ကို အလွယ်တကူ ရှာနိုင်မည်ဖြစ်သည်။

ဖိုင်ဗီဒိုများမှာ ၁ဆင့်၊ ၂ ဆင့်၊ ၃ဆင့်၊ ၄ ဆင့် အထိ ရှိသဖြင့် မိမိလုပ်ငန်း ၏ လူဦးရေ နှင့် လုပ်ငန်းခွဲအလိုက် လိုသလောက် ဝယ်ယူသုံးဆွဲနိုင်သည်။

၃။ လုံခြုံရေးစနစ်

*******************

ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးဖိုင်တွဲများကို လုံခြုံစွာထိမ်းသိမ်းထား၇မည်ဖြစ်သဖြင့် ယင်းဗီဒိုကို တာဝန်ယူထိမ်းသိမ်းသူသည် သော့အမြဲခတ်ထားရမည်ဖြစ်သည်။ 

ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးဖိုင် ယူငင်ကြည့်ရှုခွင့်ကိုလည်း ကန့်သတ်ထားရမည်ဖြစ်သည်။

၄။ အလုပ်မှနှုတ်ထွက်/ထုတ်ပယ်ဝန်ထမ်းဖိုင်များ

***************************************************

နှုတ်ထွက်လျင် အတည်ပြုပြီး နှုတ်ထွက်စာ ကိုဖိုင်တွဲ၍ ယင်းဖိုင်ကို 

Active Staff file မှ Archive သို့ပြောင်းရွှေ့ထိမ်းသိမ်းရမည်။

အကြံပြုလိုသည်မှာ နောက်ထပ် အံဆွဲ ၂ အံထပ်ထားပြီး တစ်ခုကို နှုတ်ထွက်ဝန်ထမ်း၊ တ စ်ခုကို ထုတ်ပယ် ဝန်ထမ်းများ ဖိုင်အဖြစ် ထိမ်းသိမ်းထားသင့်သည်။

ဝန်ထမ်းဟောင်း၏ ကိုယ်ရေးဖိုင်ကို နောင်ဘယ်နနှစ်အထိ ထိမ်းသိမ်းမည် ဆိုသည့် မိမိလုပ်ငန်း၏ မူဝါဒအတိုင်း ဆက်လက် သိမ်းဆည်းရန် ဖြစ်သည်။

၅။ မပျက်မကွက်ဖိုင်တွဲသည့်စနစ်

*****************************

ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးဖိုင်များ ထားပြီးလျှင် ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးမှတ်တမ်းများအား မပျက်မကွက် ဖိုင်တွဲ သိမ်းဆည်းရမည်ဖြစ်သည်။ အချို့သော ဝန်ထမ်းငယ်များမှာ ဥပမာအားဖြင့် ယင်းဝန်ထမ်းနှင့် ပတ်သက်၍ Warning စာ တစ်စောင်ထွက်သည်ဆိုလျှင် နောက်မှပဲ ဖိုင်တွဲမည်ဟုဆိုကာ စားပွဲပေါ်တင်ထားခြင်း၊ ကြုံရာနေရာ ညှပ်ထားခြင်းမျိုး ပြုတတ်သည်။ Promotion Letter များလည်း အလားတူ ဖြစ်တတ်သည်။

နောင်ကာလကြာ၍ မေ့သွားလျှင် ယင်းစာများမှာ ဟိုအံဆွဲ ဒီအံဆွဲများထဲတွင် ရောက်နေတတ်ပြီး ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးဖိုင်တွဲ ထဲသို့ မှတ်တမ်းမဝင်ဖြစ်တတ်သည်။

အကြောင်းကိစ္စရှိ၍ အထက်လူကြီးများမှ ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးဖိုင် တောင်းယူကြည့်ရှုေ့လလာသည့်အခါ ယင်းမှတ်တမ်းများ မရှိပါက ဝန်ထမ်းရေးရာ စီမံခန့်ခွဲမှု ဆုံးဖြတ်ချက်အမှားများ ချမိသည်အထိ ထိခိုက်နိုင်ပါသည်။

ဤ အခြေခံ ဝန်ထမ်းကိုယ်ရေးဖိုင် တွဲနည်းအား လေ့လာ၍ မိမိလုပ်ငန်းများနှင့် အပ်စပ်သော ပိုမိုကောင်းမွန်စနစ်ကျသည့် နည်းလမ်းများ ကြံဆ ဆောင်ရွက်နိုင်ကြပါစေကြောင်း ဆုမွန်ကောင်းတောင်းပေးလိုက်ပါတယ်။

ဒေါ်မော်